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Durante il Grand Prix Ghent ho avuto la mia prima occasione di gestire i Public Events (PE) il venerdì di un Grand Prix. Benchè io avessi già esperienza nella conduzione dei PE, il flusso ininterrotto di GP Trial da 32 persone rappresentava qualcosa di nuovo, e veniva spesso descritto dai miei predecessori come "un casino organizzato".

Questo articolo punta a presentare l'organizzazione del Venerdì di un GP, perché essi risultano unici dal punto di vista di gestione torneistica. Seppure possa essere di interesse per qualsiasi Judge, specialmente per chi non ha mai lavorato ad un Venerdì di un GP prima d'ora, questo articolo è indirizzato soprattutto a chi si ritrova spesso dietro le quinte orchestrando lo spettacolo.


Head Judge dei PE

L'Head Judge dei Public Events di un GP è il ruolo che più si avvicina ad un manager delle Risorse Umane. Infatti, unisce il fatto che come HJ di grandi (in questo caso di molti piccoli) tornei, dovrete organizzare e delegare quanto più possibile, con il fatto che i giocatori generalmente giocheranno in maniera più amichevole che nell'evento principale, e quindi ci saranno meno appelli e investigazioni. Il vostro lavoro consiste nell'organizzare e coordinare il team di judge (il che può essere impegnativo - il venerdì, a Ghent erano presenti 25 judge, distribuiti su due turni) assieme agli eventi che si svolgeranno nel salone.

La particolarità dei PE, specialmente durante i venerdì, è che, invece di avere a che fare con uno o più tornei di grandi dimensioni, si avranno da gestire dozzine di tornei a 32 giocatori, più il solito numero di eventi a 8 persone. Benché un torneo da 1000 persone e 35 tornei da 32 possano sembrare uguali per ciò che riguarda la gestione dei giocatori, il fatto che essi siano 35 eventi separati richiede molta gestione tecnica e procedurale. In questo articolo inizierò con una panoramica della giornata, andando a finire con consigli e trucchi utili relativi a numerosi aspetti dell'organizzazione dei tornei.


Preparazione

Siete mai entrati nel padiglione di un GP il venerdì mattina alle 9? L'intero posto brulica di attività. I tavoli vengono assemblati, i cartelloni vengono posizionati, e lentamente il padiglione inizia a prendere forma. Il piano di organizzazione della sala viene deciso in anticipo, ma è possibile applicare delle modifiche minori (ad esempio, abbiamo dovuto rimuovere un tavolo che ostacolava il flusso continuo di giocatori ai banchi di registrazione dei PE). Anche non potendo avere accesso all'intera sala, l'organizzazione dei tavoli che abbiamo pianificato a Ghent rasentava la perfezione, quindi la presenterò qua sotto:


Ciò che rende questo setup ottimale è il fatto che ogni cosa è disposta in maniera intuitiva e facile da trovare. Ciascun tavolo di una fila da 16 può contenere un singolo GP Trial da 32 persone, e i tornei da 8 persone hanno la loro area dedicata. Ogni trial che raggiunge le semifinali viene spostato nell'area delle Top4, vicino allo stand dei PE, in modo da liberare spazio, assieme al Judge responsabile dell'evento. Questo significa che ogni fila è utilizzata per tre round (tra le 3 ore e le 4 ore e mezza, a seconda del formato) prima di essere sgomberata. 16 file sono sufficienti per gestire tutto, a patto che non ci sia un nuovo evento ogni 20 minuti. Senza un'area dedicata alle Top4, risulta molto più difficile disporre tutto, e si avrebbe bisogno di più file di tavoli per gestire un flusso identico di giocatori.

Quando si prepara la sala, è molto importante pensare anche al flusso di giocatori. Benchè questo problema sia qui di minor rilevanza rispetto all'evento principale (perché là si hanno 1500 giocatori che si spostano simultaneamente), bisogna fare attenzione a due punti critici: le code di registrazione e i tabelloni dei pairings. Le code devono avere un grande spazio di manovra, e devono essere identificabili in maniera ovvia già dall'entrata del padiglione; i tabelloni dei pairings devono permettere ai giocatori di poter cercare il proprio nome senza ostruire il passaggio.


Ruoli

La distribuzione dei vari ruoli è leggermente diversa da quella delle "normali" giornate del GP. Non discuterò di come arbitrare gli eventi da 8 giocatori, i quali avevano uno staff dedicato di 4 persone, ma mi incentrerò piuttosto sull'organizzazione dei Trial.

Come per gli altri eventi, ho deciso di optare per un team di deck-checker. Questo team è responsabile di ogni cosa relativa ai deck-check dei Trial. Sono responsabili della raccolta, conta e verifica delle liste. quando non sono impegnati in tutto ciò, eseguono deck-check (all'inizio del round o verso la metà del round) in quei tornei che rientrano nelle tempistiche appropriate (inizio round, o non più tardi degli ultimi 30 minuti del round). Il leader del team di deck-checker è responsabile del coordinamento con i flight leader (di cui spiegherò fra poco) riguardo a come e dove impiegare la squadra.

Ad ogni trial è assegnato un "flight leader". Il compito del flight leader è quello di gestire il torneo, ed è il punto di riferimento principale dei giocatori. E' incaricato di informare i giocatori, gestire l'evento, fornire ruling durante il torneo, e, più in generale, assicurarsi che l'evento si svolga senza intoppi. In particolare, il flight leader è il punto di riferimento per quanto riguarda il time del round (con più di 30 eventi, diventa quasi impossibile gestire la cosa dalla Judge Station). Il tempo massimo di ciascun round può essere indicato anche sui tabelloni dei pairings.

I flight leader sono il punto focale per la raccolta dei risultati. Con così tanti eventi contemporanei, non è possibile far consegnare ad ogni giocatore il proprio risultato agli scorekeeper, i quali avrebbero bisogno di identificare il torneo di appartenenza di ogni slip. Quindi, i flight leader sono incaricati di raccogliere i risultati e di consegnare i blocchetti di slip completi e ordinati. Anche se ciò porta via più tempo ai Judge, viene risparmiato parecchio tempo (e sanità mentale) agli scorekeeper. Portare blocchetti incompleti è inutile, in quanto il cambio di attenzione degli scorekeeper da un torneo ad un altro fa perdere più tempo di ciò che si riesce a guadagnare. Un'altra opzione è quella di fornire al flight leader una copia dei pairings del tavolo, e usare questo foglio per segnare i risultati per lo scorekeeper.

All'area delle top4 viene assegnato un piccolo team di judge (due o tre). Il loro ruolo è simile a quello dei flight leader, tranne per il fatto che, date le dimensioni degli eventi che essi supervisionano, devono tener conto di multipli tornei. 

Questo incarico è simile a quello dei judge per i tornei da 8 persone, con la differenza che ogni match è cronometrato, quindi si potrebbe aver bisogno di tener d'occhio più orologi. In aggiunta, essi non devono fare rapporto allo scorekeeper tra una semifinale e l'altra, ma soltanto alla fine del trial.

Infine, il ruolo di Head Judge può essere assegnato a due persone. Considerato il numero dei trial, e il fatto che di media ne parte uno ogni 10 minuti negli orari di punta, è importante avere qualcuno che prenda le redini in caso di appeal o investigation. Ringrazio Guillaume Beuzelin, che mi ha assistito per l'intera giornata a Ghent, per essersi assicurato che non ci fossimo dimenticati nulla, e per aver corso per kilometri dallo stand ai tavoli come mio messaggero!


Suggerimenti

Dirigere un Venerdì di successo ad un GP richiede grande organizzazione, ma anche una serie di piccole ottimizzazioni che sono il risultato dei suggerimenti di organizzatori e judge di numerosi eventi precedenti. Ecco qui di seguito alcuni accorgimenti che hanno reso la nostra giornata più facile!


Distribuzione dei premi. Si ha la necessità di evitare la formazione di folla richiedente i propri premi davanti allo stand dei Public Events. E' dunque meglio distribuire i premi ai tavoli da gioco. Ci si può approcciare alla cosa in due modi differenti: distribuire sul tavolo i premi per chi perde, o usare un sistema di vincita incrementale. Io preferisco il secondo, poiché evita il dover spiegare ai giocatori che i premi verranno elargiti ogni round solo ai perdenti (cosa che viene a volte interpretata ambiguamente dai giocatori). Al contrario, all'inizio di ogni round a partire dal secondo, vengono incrementati i premi dei giocatori ancora in gara. Per esempio, lo schema delle premiazioni a Ghent consisteva in 2 buste per una vittoria, 4 per due, 6 per tre, 10 per 4, e 10 più i bye per 5 vittorie. Dunque, all'inizio di ogni secondo round, ogni giocatore ancora nel torneo avrebbe ricevuto 2 buste, altre due all'inizio del round 3, altre due all'inizio del round 4 e 4 buste addizionali per le finali. Questo mantiene la distribuzione dei premi ordinata. Una piccola nota riguardo al prodotto: a Ghent, l'organizzatore era incaricato di preparare i box dei premi per ciascun evento. Ogni Trial aveva il proprio set di premi già pronto, suddiviso per round, e i flight leader dovevano solo prendere il set di cui avevano bisogno per il round corrispondente al momento stesso dei pairings. Non fosse questo possibile, si avrebbe bisogno di un team logistico addizionale per svolgere qesto compito. Questo è specialmente rilevante nel caso i Trial siano in formati Limited.


Liste ricorrenti. Nei Trial constructed ad eliminazione diretta non è raro che un giocatore si iscriva a più di un evento durante la giornata. Il nostro intento è quello di evitare che essi debbano rilistare il proprio mazzo per ogni evento a cui partecipano. Questo rende i giocatori più felici, e al contempo fa risparmiare tempo al team di Deck Check, non dovendo più ricontrollare la stessa lista. Un giocatore che desidera giocare lo stesso mazzo usato in un Trial precedente può semplicemente cosegnare una lista con il suo nome, numero DCI e riferimento al Trial da cui sta riciclando la lista.


Giocatori in ritardo. L'acustica delle sale dei GP non è mai eccezionale, e di conseguenza è frequente che alcuni giocatori siano in ritardo ai tavoli, specialmente quando i vari annunci sono numerosi (inizio dei round per ciascun trial, inizio di piccoli eventi, ...). Benché i giocatori siano comunque ritenuti responsabili, facciamo ogni sforzo possibile per permetter loro di giocare. Abbiamo dunque progettato una "procedura standard" per l'inizio dei round: si annuncia che i pairings sono appesi, si va all'area di gioco e si raccolgono i nomi dei giocatori assenti, si chiamano i giocatori mancanti per nome, e due minuti dopo si inizia il round. Abbiamo inoltre applicato la regola del game loss a 3 minuti di ritardo. Infine, lo status di ogni Trial viene visualizzato vicino allo stand dei PE con un proiettore.


Fact sheets. Lo staff del Venerdì è composto da una grande varietà di Judge, dai veterani dei GP ai novellini. E' molto importante informare tutti, perché ciascuno di questi judge punta a diventare un flight leader prima o poi. In aggiunta a questo briefing, sono stati preparati dei Fact sheet mono-pagina, contenenti un promemoria delle istruzioni e spazi vuoti per annotare le informazioni più importanti relative al torneo, come ad esempio il numero del tavolo di partenza e i tempi di inizio dei vari round (avere questi spazi bianchi funziona anche come promemoria per il flight leader, cosicché non si dimentichi di segnarsi questa informazione!). Questi Fact Sheets sono stati ampiamente apprezzati, specialmente da Judge con meno esperienza.


Interazione con gli Scorekeeper. Benché si abbia la necessità di proteggere gli scorekeeper ed assicurarsi che essi non siano disturbati da eventi esterni, esistono informazioni che risultano vitali per essi: la disposizione della sala. Bisogna assicurarsi che gli scorekeeper siano al corrente dei numeri dei tavoli in cui inizieranno i prossimi due eventi. Quando un torneo inizia, assicuratevi sempre che il numero del tavolo sia quello corretto. Questo fa risparmiare svariati minuti e frustrazione ai giocatori.


Tracciatura dell'evento. Come ultima cosa, è di vitale importanza avere un metodo efficiente di mappatura di tutti i GP "flight", e dei compiti di ciascun judge dello staff. Questo rende possibile una rapida ridistribuzione dei compiti, permette delle pause, assicurandosi che ciascuno abbia tempo per rifocillarsi, e fornisce un quadro accurato di tutto ciò che può essere gestito. E' molto facile incappare in ritardi organizzativi, e affrontare le emergenze con judge stanchi ed affamati è molto più complicato che con judge riposati. Ho fatto preparare un foglio di Excel con tutti i nomi dei judge e il loro calendario attività, che avrei compilato durante la giornata, all'inizio dei vari eventi (i flight leaders sarebbero stati impegnati per circa 3 ore e mezza, a condizione che avessero seguito i primi tre round di un Trial).

Questo tabellino si è rivelato utile soprattutto quando abbiamo raggiunto il picco di iscrizioni da parte dei giocatori, in quanto ci siamo resi conto in anticipo del fatto che non avremmo avuto abbastanza flight leader per gestire la massa di giocatori. anticipare la cosa ci ha permesso di comprimere gli eventi che erano al round 3 e recuperare judge addizionali per gestire il picco di iscrizioni.

Non importa il metodo che voi vogliate utilizzare per la tracciatura; ciò che è importante è la vostra dimestichezza nell'usarlo. Per compiere decisioni, essere informati è la chiave. Vorrete sempre essere al corrente di ciò che sta accadendo, dove, quando e con che judge. Alla fine vi sentirete come un generale che muove i suoi "soldati judge" come pedine su di un campo di battaglia, ma come già detto all'inizio dell'articolo, essere il leader dei PE è relativo alla gestione delle risorse!


Conclusione

Fare il leader dei PE per ciò che riguarda i Last Chance Trials è un'esperienza veramente interessante, e suggerisco di provare il tutto ad ogni L3 che sia interessato all'organizzazione torneistica. Bisogna essere in grado di gestire moltissime cose contemporaneamente, riuscendo comunque ad anticipare tutto. Il GP Ghent è stato particolarmente duro sotto questo punto di vista, in quanto sono stati fatti partire un numero record di Trial quel giorno, in aggiunta a dozzine di eventi ad 8 giocatori. Mille grazie al team di judge per il duro lavoro, e a Dazzle Events, il TO, per l'organizzazione eccellente.


- Arnaud Bourdoux

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Traduzione: Oscar Fumagalli, L1
Revisione: Enrico Riccardi, L2
Articolo originale qui.