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Grand Prix - Handling player registration issues (trad)
Articolo del 25-6-2014 a cura di Bianzino Aruna Prem
Bianzino Aruna Prem

Tag: Arbitrare Tornei best practices logistica REL Competitive GP







Grand Prix - Handling Player Registration Issues



La registrazione dei giocatori ad un GP è una fase molto complessa e delicata del torneo e, anche se grava principalmente sulle spalle degli Scorekeepers, i Judges possono aiutarli nel loro difficile compito, dopo la chiusura delle registrazioni e prima che inizi il primo turno.

Vorrei condividere qualche suggerimento per migliorare le procedure di gestione dei problemi di registrazione che spesso vengono fuori durante il Player Meeting antecedente il primo turno di un GP. Ci dovrebbe essere qualche incaricato di ciascuna delle seguenti procedure affinché i giocatori possano facilmente essere indirizzati da loro senza passare per lo Scorekeeper (SK).


Installazione e Controllo della Folla


Prima di appendere i Seat all Players, bisogna debitamente organizzare l'area per gestire i problemi di registrazione. Restate sempre nel raggio d'azione degli SK, saranno loro a dover gestire i vari problemi di registrazione, ma non vogliamo che masse di giocatori urlanti si avvicinino troppo a loro. :)

Nel caso in cui gli SK non parlino la lingua principale dei giocatori, assicuratevi che ad ogni SK sia assegnato un Judge, che parli fluentemente tale lingua e faccia da traduttore, in modo da avere una più efficiente soluzione ai problemi e un migliore customer care.

Organizzatevi per creare code di giocatori divisi in base ai problemi elencati di seguito. Potete usare, ad esempio, delle barriere elastiche o qualunque altro metodo equivalente già usato durante la procedura di registrazione. Ciascuna coda dovrebbe essere indirizzata ad uno SK che risolve quel problema specifico. Appendete dei cartelli chiari o appostate dei membri dello staff all'inizio delle code per far capire chiaramente ai giocatori dove devono andare.

Prima che si accodino, è necessario individuare la maggior parte di quei giocatori che sono in realtà stati registrati correttamente per il GP, ma non se ne sono resi conto. Sistemate dei Judge lì [ndr: all'inizio delle code] e fornitegli tutti gli strumenti riportati di seguito (ad esempio, copie addizionali dei Seat all Players e degli Active Players ordinati per numero DCI, ecc.), così che possano assistere rapidamente i giocatori. Ad esempio, se avete spazio sufficiente, sistemare dei tavoli vicino alle code può aiutare sia a tenere i giocatori a debita distanza dagli SK, che a distribuire il materiale cartaceo per un più rapido accesso ad esso. Se il Judge non è in grado di risolvere il problema, può indirizzare il giocatore alla coda appropriata.

Tenete a mente che è una buona idea predisporre anche una coda rapida per i giocatori che devono essere inseriti o rimossi dal primo turno. Ci dovrebbe essere uno SK dedicato alla soluzione di questo tipo di problema e i Judges dovrebbero indirizzare i giocatori in questa coda il prima possibile. Se non è possibile creare una coda dedicata, dovreste almeno permettere ai giocatori con tale problema di saltare la coda principale e parlare con lo SK il prima possibile.


1) Giocatori mancanti dal Seat all Players


Questo problema può essere dovuto a diverse cause, cerchiamo di immaginare le più comuni:

  1. Il Seat all Players può essere stampato su due colonne per pagina: chiedete ai giocatori di cercare il proprio nome in entrambe le colonne. Il miglior metodo per prevenire questo problema è tagliare la stampa del Seat all Players verticalmente in due metà e affiggere le due colonne separatamente oppure tracciare una linea per marcare chiaramente la presenza delle due colonne.
  2. Metà sbagliata di un torneo diviso: chiedete ai giocatori di cercare il proprio nome anche nel Seat all Players dell'altra metà del torneo.
  3. Nome e cognome invertiti: chiedete ai giocatori di cercare anche il proprio nome di battesimo nell'elenco alfabetico appropriato e, se hanno più di un cognome, di cercare ciascuno di essi singolarmente.
  4. Cognome sbagliato: chiedete ai giocatori di scrivere il proprio numero DCI, nome e cognome, o chiedete loro di mostrare un documento ad un Judge per velocizzare la correzione.
  5. Registrazione online: chiedete ai giocatori di scrivere il proprio numero DCI, nome e cognome, o chiedete loro di mostrare un documento ad un judge per velocizzare la correzione.
  6. Registrazioni a programmi speciali (VIP o Sleep-in - controllate con lo SK come vengono gestite): chiedete ai giocatori di scrivere il proprio numero DCI, nome e cognome, o chiedete loro di mostrare un documento ad un Judge per velocizzare la correzione.

È particolarmente utile avere almeno due copie del Seat all Players e consegnarle ad appositi Judge o posizionarle temporaneamente su dei tavoli (se avete abbastanza spazio per evitare di creare dei colli di bottiglia, posizionarle al lato delle code può essere una buona soluzione) per un controllo più rapido da parte di giocatori e Judges.

Chiedete una copia dell'Active Players ordinata per numero DCI così da risolvere il problema di cui al punto #4 senza disturbare lo SK. Il DCI Reporter potrebbe stampare l'intero numero DCI a 10 cifre, rendendo più difficile per i giocatori trovare rapidamente il loro numero. In tal caso, l'assistenza di uno SK sarà necessaria (per es., fate scrivere direttamente ai giocatori il proprio numero DCI così da permettere allo SK di cercarlo in un apposito file Excel, o nel supporto di sua scelta).

Preparate quattro o cinque fogli tabellati in bianco dove i giocatori possano scrivere il proprio numero DCI, nome, cognome e problema. Idealmente, la soluzione migliore sarebbe che ciascun Judge avesse uno di questi fogli a disposizione per procedere quanto più parallelamente possibile.

Le registrazioni online dovrebbero essere unite alle registrazioni in loco prima che il Seat all Players venga stampato, ma se più giocatori hanno lo stesso problema, chiedete allo SK se tale operazione sia stata già eseguita.

Gli Special Program possono registrare i giocatori al torneo con dei prefissi speciali (ad esempio "zzzz" per avere gli Sleep-in agli ultimi tavoli). Confrontatevi con lo SK prima di affiggere i Seat all Players in modo da poter assistere i giocatori immediatamente qualora dovessero riportare tale problema. Assicuratevi che i giocatori sappiano quando e dove devono arrivare e assicuratevi che ci siano Judges dedicati a loro (una stima del numero di tali giocatori è molto importante per la gestione di questa fase) che li conducano nell'area appropriata .


2) Giocatori con un numero sbagliato di bye


Il numero di bye è stampato nel Seat all Players appena a fianco del nome del giocatore. Ci possono essere fondamentalmente due ordini di problemi:

  1. Un numero inferiore di bye o nessun bye: fate scrivere ai giocatori il proprio numero DCI, nome e cognome.
  2. Un numero superiore di bye: fate scrivere ai giocatori il proprio numero DCI, nome e cognome.

Preparate quattro o cinque fogli tabellati in bianco dove i giocatori possano scrivere il proprio numero DCI, nome, cognome e problema. Idealmente, la soluzione migliore sarebbe che ciascun Judge avesse una di questi fogli a disposizione per procedere quanto più parallelamente possibile.

È particolarmente utile avere almeno due copie del Seat all Players e consegnarle ad appositi Judge o posizionarle temporaneamente su dei tavoli (se avete abbastanza spazio per evitare di creare dei colli di bottiglia, posizionarle al lato delle code può essere una buona soluzione) per un controllo più rapido da parte di giocatori e Judges.

In primo luogo, dovete far accodare immediatamente i giocatori che hanno uno o nessun bye verso lo SK, poiché il loro problema deve essere risolto prima dell'inizio del primo turno o causeranno un ritardi all torneo oppure problemi maggiori per sistemare i tavoli successivamente.

Raccogliete tutti gli altri problemi indicati nelle liste (i problemi con due o tre bye) e consegnateli tutti insieme allo SK, dopo che avrà finito di risolvere i problemi legati a uno o nessun bye. I giocatori con tali problemi non hanno necessità di parlare direttamente con uno SK a meno che non vengano riscontrati problemi ulteriori.


3) Giocatori in ritardo


Anche se la fase di registrazione è temporalmente molto estesa, comprendendo le settimane predenti all'evento fino al Venerdì sera antecedente il GP stesso, ci sarà sempre qualche giocatore in ritardo che vorrà partecipare al torneo.

Fate scrivere ai giocatori il loro numero DCI, nome, cognome e il numero di bye che dovrebbero avere. Controllate che non siano già stati iscritti, magari da amici. Se così non è, indirizzateli verso lo SK (una volta che la postazione per le registrazioni è stata chiusa, i giocatori ritardatari vengono inseriti dallo SK direttamente al Main Stage) con il foglio di carta che gli avete fatto compilare e i soldi per la registrazione. Dovrebbero essere inseriti il prima possibile, idealmente entro l'inizio del primo turno.

Lo SK assegnerà presumibilmente i ritardatari agli ultimi tavoli (immediatamente dopo l'ultimo tavolo attivo). Assicuratevi che ci sia un Judge a quei tavoli per assistere i giocatori (ad es., per raccogliere le liste o consegnare il prodotto).


Conclusioni

La fase in cui vengono gestiti i problemi di registrazione dei giocatori è un momento delicato del torneo perché sarà caratterizzato da molta confusione con i giocatori e da poco tempo a disposizione per non ritardare l'evento. Se stabilite le vostre priorità con chiarezza, dovreste essere in grado di gestire la situazione in maniera efficiente e con grande attenzione verso i giocatori:

  1. Siate pronti con copie extra del Seat all Players e dell'Active Players ordinato per numero DCI, in modo da azzerare il tempo necessario a fare avanti e indietro dal pannello dei pairing.
  2. Siate pronti a far scrivere ai giocatori le loro informazioni in modo da ridurre al minimo i problemi di comunicazione con i Judges e gli SK - soprattutto in quelle regioni dove si parlano diverse lingue.
  3. Date priorità ai giocatori che dovrebbero giocare il primo turno e ai giocatori che non dovrebbero giocarlo per bye ma non li trovano. Tutti questi problemi dovrebbero essere risolti entro l'inizio del primo turno.
  4. Fate scudo agli SK il più possibile, visto che la loro efficienza è di importanza vitale, e dategli più informazioni scritte possibile visto che la comunicazione verbale in questi momenti può essere caotica.

Ricordatevi che sia i giocatori che i Judges potrebbero essere un po' confusi in quei momenti, quindi sorridete molto, trasmettete sicurezza e cercate di mantenere calmi tutti coloro che avete intorno. :D

Judge, sentitevi liberi di discutere questo articolo nel forum


Traduzione: Aruna Prem Bianzino, L1
Revisione: Giovanni D'Amelio, L2
Articolo originale qui