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Essere HJ a un pPTQ - Parte 2
Articolo del 23-2-2015 a cura di Bianzino Aruna Prem
Bianzino Aruna Prem

Tag: Arbitrare Tornei best practices logistica leadership REL Competitive

Essere HJ a un pPTQ
– Parte 2: Il giorno del Torneo e oltre... –

 

 


Questo articolo vuole rappresentare una guida/checklist per quanti si apprestino ad affrontare da HJ il loro primo pPTQ, o altro torneo equivalente. Nello specifico, in questa parte analizzeremo ciò che riguarda il giorno stesso del torneo e il follow-up, mentre nella parte precedente potete trovare l'analisi di ciò che va gestito nei giorni/settimane precedenti il torneo.

La mattina del torneo

La prima cosa di cui ci preoccuperemo una volta raggiunta la location del torneo sarà controllare di avere a disposizione tutto ciò di cui abbiamo bisogno, sia dal punto di vista del materiale che dal punto di vista della logistica. In particolare, per quanto riguarda il materiale, assicuratevi di avere a disposizione:
  • Un PC, su cui sia correttamente installato il WER, possibilmente con una connessione ad internet funzionante. Sul PC è consigliabile avere Windows 7 o versioni successive
  • Una stampante correttamente configurata e funzionante, con carta e cartuccia (e possibilmente una cartuccia di riserva)
  • Tessere DCI provvisorie, fogli di carta e penne (c'è sempre qualche giocatore che ne ha bisogno)
  • Un pennarello, dello scotch, un paio di forbici o una taglierina
  • Numeri per i tavoli
  • Se il torneo è limited, anche:
    • Prodotto sufficiente per i giocatori previsti
    • Liste timbrate
    • Penne
    • Elastici
    • Cestini della spazzatura
Fin qua tutto facile, visto che dovrebbe aver provveduto il TO a tutto, tuttavia effettuare questo controllo richiede solo un piccolo investimento di tempo ma salva da brutte sorprese, dandoci eventualmente il tempo di passare al piano B. Ah, controllate anche di avere tavoli e sedie sufficienti per tutti…

Per quanto riguarda le questioni logistiche (che potreste in precedenza aver deciso di delegare, almeno in parte), dovrete invece controllare di avere:
  • Uno spazio adeguato per le iscrizioni
  • Uno spazio da usare come judge station dove durante in torneo starà il pc con il WER e dove raccoglierete i risultati
  • Uno spazio dove raccogliere e controllare le liste, conservarle ordinate ed eseguire i deck check
  • Postazioni di affissione dei  pairings, possibilmente ben visibili e con spazio intorno. Pensate a quante copie dei pairings vorrete affiggere. Se c'è dello spazio all'aperto per i fumatori, potreste voler affiggerne una copia anche lì
  • Tavoli numerati, possibilmente secondo un ordine logico per facilitare l'individuazione di un tavolo specifico (es. serpentone)

Le iscrizioni

Finalmente inizia il contatto diretto con i giocatori! Potreste voler tenere per comodità vicino al pc dove raccogliete le iscrizioni:
  • Fogli e penne per i ritardatari delle liste, se il torneo è costruito
  • Tessere DCI provvisorie per i nuovi giocatori, se non è possibile collegarsi per effettuare la procedura on-line


In base alla ressa che si verrá a formare potreste voler inoltre:
  • Assegnare a qualcuno il compito di svolgere crowd control (i.e., controllo della folla, ovvero dirigere chi si voglia iscrivere verso il punto giusto, tenere una coda ordinata ed evitare che i passaggi vengano ostruiti)
  • Affiggere lungo la coda uno o più cartelli con scritto "Se sei preiscritto prepara X euro e il tuo cognome. Se non sei preiscritto prepara Y euro e il tuo numero DCI." per velocizzare le operazioni
  • Ricordare ai giocatori di avere la lista del mazzo, se il torneo è costruito

Se non siete direttamente coinvolti nelle iscrizioni, potreste iniziare anche a controllare che ci sia un rifornimento di acqua per i judge e a pensare a come organizzare le pause, se non avete delegato precedentemente questo compito e se non c'è una pausa pranzo del torneo stesso.

Infine, prima che inizi il primo turno, è bene avere un rapido briefing con il vostro staff. Evitando di essere prolissi, visto che siamo in una fase critica del torneo in cui il tempo è una risorsa molto preziosa, ricordate al vostro team che:
  • Devono chiamare l'HJ per avere una conferma prima di assegnare un GL o di effettuare un backup
  • Non si facciano problemi a chiedere quando non sono sicuri di qualcosa o quando hanno bisogno d'aiuto
  • Non facciano gli eroi e chiedano di fate una pausa se ne hanno bisogno


Durante il torneo: il primo turno

Una volta appesi i pairings e atteso che i giocatori si siano accomodati ai loro posti, è ora di fare il vostro annuncio da HJ (trovate ulteriori dettagli al riguardo qua, così come sulle procedure iniziali in caso di torneo limited).

Per calcolare il numero di turni di svizzera e il taglio da effettuare in Top, potete fare riferimento alla seguente tabella:

Numero di Giocatori Turni di Svizzera Playoff
8

3 turni ad eliminazione diretta

(niente svizzera nè top 8)

Nessuno (solo tre turni

ad eliminazione diretta)

9-16 (sealed) 4 Top 8
9-16 (costruito) 5 Top 4
17-32 5 Top 8
33-64 6 Top 8
65-128 7 Top 8
129-226 8 Top 8
227-409 9 Top 8
410 o più 10 Top 8


Ricordate che la durata di ogni turno di svizzera è di 50 minuti e non è modificabile.

Sarà poi la volta di occuparsi delle liste. Se il torneo è limited, i giocatori finiranno di listare in tempi diversi, potete quindi scegliere di far portare loro le liste in un punto prestabilito o farle raccogliere da un judge direttamente in sala. Se il torneo è costruito, invece, diverse strategie sono possibili al riguardo:
  • Far sedere i giocatori in ordine alfabetico per l'annuncio iniziale e raccogliere così le liste già ordinate. Ciò comporta un piccolo ritardo visto che poi i giocatori dovranno alzarsi e risedersi secondo i pairings del primo turno
  • Far sedere direttamente i giocatori secondo i pairings del primo turno e poi ordinare le liste alfabeticamente
  • Far sedere direttamente i giocatori secondo i pairings del primo turno e tenere le liste ordinate per numero di tavolo. In questo caso avrete bisogno di una "master list" (pairings del primo turno in ordine alfabetico) per trovare velocemente le liste nei turni successivi
Le liste vanno a questo punto immediatamente contate per essere sicuri di non averne persa nessuna. Successivamente con più calma vanno controllate per vedere che siano corrette (ad esempio, se costruito, almeno 60 carte di main e al massimo 15 di side, contenenti carte legali nel formato e univocamente identificabili, etc).

Personalmente, trovo utile impostare un foglio in cui segnare i tempi addizionali per ciascun turno, per facilitare le procedure di fine turno. Ricordate di menzionare casomai la sua esistenza al vostro staff.

In fine, potreste voler impostare una tabella di controllo in cui appuntare, per ciascun turno, gli orari di affissione dei pairings e di inizio turno, i DC eseguiti, se sono state distribuite le slip e se sono stati tolti i pairing in tempo, se sono state perse delle slip e il numero di drop. Tale tabella è molto utile per verificare l'efficienza dei vari elementi del vostro team e decidere se è il caso di effettuare correzioni in corso d'opera. Inoltre, una volta finito il torneo, vi tornerà utile per analizzare le vostre performance e impostare il vostro report.


Durante il torneo: ogni turno

Ci sono poi operazioni che vanno eseguite durante ogni turno del torneo. In particolare, all'inizio di ciascun turno, ricordatevi di far partire il timer e di fare un back-up del WER. Durante il turno, assicuratevi che la sala sia coperta e che vengano eseguiti i dovuti deck check.

Durante i momenti meno intensi, potete inoltre inserire i judge del vostro staff nel WER e prendere appunti sulle osservazioni che avete fatto per eventuali review o report prima di dimenticarvene.

In fine, se avete in programma degli esami, solitamente lo scheduling migliore è far eseguire gli scritti durante i turni centrali della svizzera, che normalmente sono i più tranquilli e meno ricchi di imprevisti, e gli orali durante la Top.

Alla fine del torneo, se il vostro team ha svolto un buon lavoro, ricordatevi di ringraziarlo: senza di loro non sarebbe stato possibile gestire il torneo! Inoltre, potreste voler dedicare un po' di tempo durante la Top a fare un debriefing con il team o con qualche arbitro specifico per discutere determinate situazioni e per uno scambio di consigli, impressioni e feedback. Si tratta di momenti formativi molto importanti sia per voi che per i vostri futuri collaboratori!

Dopo il torneo

Una volta finito il torneo, ci rimane ancora un po' di lavoro burocratico da fare:
  • Scrivere un report sullo svolgimento del torneo. Potete far riferimento a questo articolo per ulteriori informazioni al riguardo
  • Inserire i risultati degli esami e le relative review di avanzamento. Per i dettagli al riguardo date un'occhiata qua
  • Scrivere eventuali review sul vostro staff. Nel caso, potete trovare alcuni consigli utili in questo articolo


Conclusioni

Come potete facilmente notare, la maggior parte del lavoro viene svolto prima dell'inizio del torneo e durante il primo turno. Se avrete svolto un buon lavoro durante queste fasi, è molto probabile che il vostro torneo non incorra in imprevisti e fili via liscio, lasciando la vostra attenzione e il vostro tempo per le partite e le chiamate dei giocatori. E' molto importante quindi curare al meglio le fasi iniziali e dedicare loro il tempo necessario.

In bocca al lupo per il vostro primo pPTQ!