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State pianificando il vostro prossimo torneo da Head Judge (HJ) e sembra presentare nuove sfide logistiche. Dovrete infatti gestire un torneo principale di oltre 100 giocatori ed inoltre un side event di una trentina di giocatori che partirà in corrispondenza del terzo turno dell’evento principale. Vediamo quali saranno le difficoltà che potreste incontrare e come poterle affrontare per uscirne con successo e con la soddisfazione di tutti i partecipanti.
La condivisione delle risorse
In primo luogo, tutte le criticità della gestione di eventi contemporanei derivano dal fatto che i diversi eventi condividono risorse fondamentali, come ad esempio la sala o la stampante. Cerchiamo quindi di analizzare le diverse risorse condivise e le tecniche per non renderle critiche.
Ovviamente il team arbitrale rappresenta una risorsa condivisa. In questo caso una buona opzione è scegliere un HJ per il side event in modo interamente dedicato, mentre i FJ potranno essere condivisi. Questa organizzazione permetterà di avere una visione globale sullo stato del side event da parte dell'HJ dedicato, evitando così ad esempio di dover radunare più judge per sapere contemporaneamente quanti DC sono stati eseguiti, se le liste sono state contate e controllate, e a che turno siamo. Allo stesso tempo, questa organizzazione permette di ottimizzare le risorse in termini di FJ, allocandoli dinamicamente a seconda delle necessità dei due tornei. Entrambi i tornei infatti avranno picchi di necessità in termini di staff (ad esempio durante i primi turni, in cui ci sono più giocatori attivi, liste da contare e controllare, ecc) e momenti più tranquilli, come la fascia intermedia degli ultimi turni.
Infine, se preferiamo/necessitiamo che l’HJ del side event rimanga anche per la Top dello stesso, assicuriamoci preventivamente che non abbia limitazioni di orario.
Un elemento fondamentale dello staff arbitrale che verrà condiviso tra gli eventi è lo Scorekeeper (SK). Il suo compito ha un’intensità che è tutt'altro che lineare, concentrandosi tra la fine di un turno e l’inizio del successivo, periodo in cui deve inserire i risultati, supportare le procedure di fine turno, creare il nuovo turno e stampare pairings e slip, il tutto nel minor tempo possibile (senza contare imprevisti come risultati sbagliati o drop sbagliati, bug del WER o problemi della stampante). Distanziare al massimo i momenti di attività più intensa per i due tornei è il modo migliore di non “incasinare” lo SK.
La strategia migliore è pertanto iniziare il Side Event a metà di un turno del Main Event. Ciò aiuterà anche a distribuire il carico tra gli altri membri condivisi dello staff, come i FJ.
Può capitare, tuttavia, che il side event debba partire in corrispondenza dell’inizio di un turno del main event. Questo tipicamente succede quando il side event è schedulato per una certa ora - che nelle intenzioni originali era previsto fosse a metà di un turno del main - ma, a causa di impevisti vari ed eventuali, il main event è in ritardo e ci si trova quindi ad avere le cose che coincidono.
Escludendo l’ipotesi di far aspettare mezz’ora i giocatori di uno o dell’altro evento, in questa circostanza, è generalmente opportuno far partire prima il side-event (fatte salve considerazioni su formati particolarmente lenti o particolarmente veloci). Infatti, in generale, i turni del main event tenderanno a durare di più, a causa del maggior numero di giocatori e del maggior tasso di competitività del torneo (che comporta un maggior numero di deck-check, appelli, investigations e ruling complessi che portano ad assegnare tempo addizionale). Se si fa partire il side-event prima, e i turni del main event durano di più, la forbice temporale tenderà ad allargarsi, arrivando eventualmente ad avere i due eventi sufficientemente distanziati temporalmente nel giro di un paio di rounds. Al contrario, se si fa partire prima il main event, e cinque minuti dopo il side event, col fatto che il turno del main dura spesso qualche minuto in più si rischia di ritrovarsi nella stessa identica situazione 50 minuti dopo.
Un’altra categoria di risorse condivise comprende quelle legate agli spazi. In particolare, il side event avrà bisogno di uno spazio per raccogliere, contare e archiviare le liste e uno spazio, possibilmente contiguo, dove effettuare i DC. Inoltre, tale spazio dovrebbe essere separato da quello corrispondente del main event, per evitare di dover fare i DC a turno e/o di mischiare le liste.
Le deck-list stesse possono essere una risorsa condivisa. Capita spesso infatti che quando i due eventi sono giocati con lo stesso formato costruito, i giocatori chiedano di riutilizzare nel side event la stessa lista del main event. In questi casi, può essere pratico creare un elenco in cui i giocatori possono segnare il loro nome al momento dell’iscrizione al side event, se vogliono riutilizzare la lista del main event. Tale elenco ci aiuterà a sapere quante liste mancheranno al momento di raccoglierle al primo turno, e ci faciliterà la loro ricerca tra quelle del main event successivamente. Questa procedura eviterà anche di dover segnare i nomi dei giocatori al momento della raccolta delle liste stesse, che risulterebbe decisamente più scomodo e lento.
Un’opzione consigliabile, per non dover verificare al momento della raccolta liste se il nome di ogni giocatore senza lista è presente nell’elenco, è quella di far consegnare al posto della lista un foglio A4 con solamente nome e cognome del giocatore, e nome dell’evento in cui la lista è stata consegnata (particolarmente utile nel caso in cui i side-event siano più di uno). In questo modo si facilita il lavoro di raccolta liste (ogni giocatore dovrà comunque consegnare un foglio), e se un giocatore è senza decklist lo si scopre immediatamente. Al momento del deck-check, se cercando le liste ci si imbatte in un foglio con solamente nome, cognome e nome di un evento, tutto quello che si dovrà fare è cercare la lista con quel nome e cognome nella pila delle liste dell’evento specificato (lavoro che richiede pochi secondi, se le liste sono ordinate).
La gestione dei tavoli è un’altra cosa che va pianificata con cura. Una tentazione può essere quella di utilizzare per il side event i tavoli più lontani da quelli del main event, per non creare confusione e eccessivo affollamento di giocatori. Tuttavia questa opzione è consigliabile solamente se il side event ha un suo staff interamente dedicato. Se invece, come probabile, i floor judge sono condivisi col main event, separare troppo i due tornei vuol dire costringere gli arbitri ad andare in continuazione su e giù da un estremo all’altro della sala per rispondere alle chiamate. In questo caso è meglio quindi prendere l’ultimo tavolo del main event, saltare una fila di tavoli e poi iniziare con i tavoli del side event. In questo modo gli arbitri non si troveranno a fare troppe corse, soprattutto quando andando avanti nella giornata i drop del main event faranno crescere ulteriormente il gap.
In ogni caso è sconsigliabie rinumerare i tavoli del side event: avere due tavoli numero “7” e giocatori che non sanno a quale dei due andare, è una situazione che vogliamo evitare!
Anche i punti dove appendere i pairings vanno scelti con attenzione. L’ideale sarebbe quello di avere delle pairing boards separate per il main e per il side event, ma a seconda della sala questo non sempre sarà possibile. Occorre quindi gestire i pairings in maniera da creare la minor confusione possibile. Una soluzione molto intelligente è quella di utilizzare carta da stampa di colore diverso per il side-event: l’impatto visivo è immediato e di facile comprensione per i giocatori.
Nel caso di eventi multipli diventa estremamente importante che i pairings vengano staccati 20 minuti dopo l’inizio del turno: minore è il tempo in cui due fogli relativi a tornei diversi sono appesi contemporaneamente, minore è la probabilità che si crei confusione. In caso non si abbia a disposizione carta colorata, è opportuno preparare dei fogli con scritto in caratteri molto grandi il nome del torneo, e prepararli sulla pairing boards: sotto a questi fogli si andranno ad attaccare i pairings del torneo in questione. Anche così, comunque, è bene specificare di quale torneo si tratta ogni volta che si annunciano i pairings.
Una gestione analoga va pianificata per le result entry slips: qui la cosa veramente importante è che non si mescolino tra di loro le slip di tornei diversi. Anche in questo caso, avere a disposizione carta da stampa di colore diverso è estremamente utile: non solo evita in gran parte che una slip finisca nel posto sbagliato, ma in caso questo si verifichi rende immediato identificarla in mezzo alle altre. In caso la carta colorata non sia a disposizione, la cosa più opportuna è quella di avere un punto di raccolta in sala per le slip del side-event. L’ideale sarebbe che lo staff del side event riuscisse a raccogliere tutte le slip a mano (30 persone sono in fondo 15 slip), tuttavia non sempre questo sarà possibile (staff ridotto, uno o più arbitri in pausa etc.), quindi far trovare ai giocatori una scatola con scritto “risultati side event” da qualche parte vicino ai tavoli del side rimane l’opzione più valida. Avere due punti di raccolta slip alla judge-station è un’opzione sconsigliabile, a meno di non avere una judge station molto grande e di poter collocare i punti di raccolta ad alcuni metri l’uno dall’altro: il rischio che uno o più giocatori facciano confusione, e quindi di perdere delle slip e doverle poi cercare di corsa durante le procedure di fine turno, rallentando lo svolgimento del torneo, è estremamente elevato se i punti di raccolta sono vicini, anche se sono ben etichettati col nome del torneo.
Infine, è probabile che il side event termini più tardi rispetto al main event, anche se è più piccolo, visto che comincerà con 3 o 4 turni di tirardo. Arricuratevi pertanto prima di iniziarlo che possiate terminare in tempo rispetto all’eventuale chiusura della venue, a meno che non vogliate far giocare la Top nel parcheggio ;)
