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Come gestire gli Eventi On-Demand (ODE) ad un GP
Volete giocare qualche partita veloce a Modern? Preferite i Chaos Draft? O forse un 2HG con gli amici? Ci sono infinite possibilità, tutto quello che dovete fare è registrarvi e sperare che altri 7 giocatori facciano lo stesso. Benvenuti nel mondo degli eventi on-demand (ODE)!!

Per i giocatori, gli ODE (o eventi da 8 giocatori) sono un buffet all-you-can-play. Per gli arbitri, essere incaricati di gestire questo circo ad un grande evento può risultare piuttosto impegnativo. Il numero di giocatori che si presenterà è difficile da prevedere. Può essere una giornata tranquilla o piena di una raffica folle di eventi pronti a partire, e tutto il resto. Anche il numero di arbitri e lo spazio a disposizione sono spesso altrettanto imprevedibili.
Io sono stata incaricata degli ODE per un paio di GP europei e vorrei condividere la mia esperienza, così come alcuni sistemi e preferenze che ho sviluppato, così che non vi troviate impreparati quando sarà il vostro turno . Questo articolo è stato scritto dalla prospettiva di un responsabile degli ODE¹ (la persona incaricata della gestione di tali eventi), visto che sarà lui a prendere le decisioni sul sistema da utilizzare per gestirli. Ciò non significa, però, che l'articolo non possa esservi utile se siete i Floor Judge di questi eventi, quindi continuate a leggere.

Per prima cosa, diamo un'occhiata a ciò che succederà:

1. I giocatori si possono registrare per un evento.
2. I giocatori devono ritrovarsi tra loro e giocare da qualche parte.
3. I giocatori devono poter raccogliere i loro premi.
4. I risultati devono essere inseriti nel reporter per essere caricati.

Ci sono molti modi per ottenere questo risultato, personalmente preferisco ridurre il carico di lavoro per gli arbitri (ovvero, far fare ai giocatori il lavoro al posto tuo) e questo è un sistema abbastanza infallibile che consente così di gestire qualche inevitabile errore, così come la confusione durante le ore di punta. Scomporrò il sistema in attività e descriverò alcuni metodi operativi in modo che possiate scegliere quello che più si adatta al livello di attività degli ODE che state gestendo.
 

Ipotesi:

Il TO si occupa delle registrazioni dei giocatori e dei risultati, quindi il vostro lavoro inizia quando un abbinamento (bracket) esce dalla stampante.
Ai giocatori viene fornito un buzzer/pager che li avvisi di quando il loro torneo sta per cominciare (senza, dovremo annunciare gli eventi con un microfono)

I corridori (runners):

I corridori sono responsabili dell'avvio di un torneo quando questo è pronto. Riceveranno un bracket che mostra gli abbinamenti, oltre all'eventuale materiale necessario per l'evento (es. bustine per il draft. Ulteriori dettagli sotto). I corridori dovranno quindi radunare i giocatori, riportare i buzzer alla postazione di registrazione e scortare i giocatori al loro tavolo di gioco.
I giocatori vengono fatti sedere² e gli viene consegnato il bracket in modo che possano gestire il torneo autonomamente. Informate i giocatori che devono far vedere il bracket alla prize station per poter ricevere i premi che gli spettano³. È anche consigliabile che i runner diano ai giocatori alcune informazioni su come funziona il formato del loro torneo, dove trovare terre base, etc.

- Corridori in modalità "Buzzer"

Date alcuni buzzer ai runner del vostro team così che possano fare altro ed essere avvisati quando c'è bisogno di loro.

- Corridori in modalità "Station"

Quando il numero degli ODE inizia ad aumentare, dite ai corridori di stare vicini al punto di raccolta così che possano ricevere un bracket appena disponibile ed iniziare l'evento corrispondente. In questo modo si risparmia tempo perché i corridori non devono tornare indietro. Inoltre, ciò darà alla prize station una buona visione d'insieme riguardo il numero di corridori disponibili in ogni momento.

Radunare i giocatori - per radunare i giocatori di un evento, è anche possibile creare delle file di 8 sedie, una per ogni formato (draft, standard, legacy, ecc.). In modo che quando i buzzer dei giocatori li avvisano, si rechino nella fila opportuna. Ricordate di fare particolare attenzione nelle ore di punta a controllare i nomi dei giocatori seduti, per non mescolare giocatori di tornei differenti che partono ravvicinati. Un'alternativa è segnare delle aree per terra con dello scotch colorato e numerarle con lo stesso scotch, per fungere da raduno per i giocatori di un torneo. I giocatori dovranno radunarsi nell'area numerata con il numero del loro buzzer. Questo secondo metodo non richiede sedie, ma è possibile che l'area non sia sgombera quando necessario.
In entrambi i casi, è importante informare i giocatori sul punto di raccolta al momento dell'iscrizione.

Prize station

La prize station non è solamente il posto in cui i giocatori raccolgono i loro premi, ma ha una funzione di controllo. È preferibile che sia il più vicino possibile al punto di registrazione in modo da avere una comunicazione rapida con gli scorekeeper. Un altro vantaggio è che così sarà possibile tenere nella stessa area sia il prodotto per i tornei che devono iniziare, che quello per i premi.
La prize station gestisce diverse questioni, dettagliate in seguito all'incirca in ordine cronologico.

-Il "magazzino"
In questa area si creano e immagazzinano dei "kit" per evento, ovvero il prodotto necessario e gli eventuali premi per ciascun tipo di evento. Ad esempio, per un draft prepareremo 24 buste dell'apposito mix, alcuni ticket premio e un playmat per il vincitore. Avere i kit pronti da raccogliere quando inizia l'evento fa risparmiare molto tempo e previene errori.

-Iniziare eventi
Quando 8 giocatori si sono registrati, lo scorekeeper stamperà due bracket identici. Per il momento tenetene uno da parte in un posto dove non verrà perso. Lo chiameremo "bracket della prize station". Prendete il kit opportuno dal "magazzino" e separate il prodotto del torneo dal premio. Date il prodotto e l'altro bracket (il "bracket dei giocatori") ad un corridore in modo che possa far iniziare l'evento. Marcate invece i premi con il numero dell'evento.

-Consegnare premi
Quando un giocatore si presenta con un bracket per ricevere il suo premio, trovate il kit di premi corrispondente a quell'evento (dovrebbe essere visibilmente marcato, se il passo precedente è stato eseguito correttamente). Consegnate quindi al giocatore ciò che gli spetta e barratelo nel bracket dei giocatori per evidenziare che ha ricevuto il suo premio. Se l'evento non si è ancora concluso, chiedete al giocatore di riportare il bracket ai giocatori restanti. Se invece l'evento si è concluso, conservate il bracket in un posto dove non verrà perso.
Nota: è generalmente più affidabile marcare i giocatori che ricevono il premio sul bracket della prize station, visto che qualunque cosa sia segnata lì è stata chiaramente segnata dallo staff. nonostante ciò, preferisco marcarlo sul bracket dei giocatori per risparmiare tempo (non dovremo cercare il foglio giusto) e spazio (non dovremo spargere i bracket sulla postazione). Se siete preoccupati, usate penne di diversi colori.

-Caricare i risultati
Ad un certo punto, lo scorekeeper vorrà iniziare a caricare i risultati. Prendete quindi il bracket dei giocatori e riportate i risultati sul corrispondente bracket della prize station. Chiedete allo scorekeeper come vuole che i risultati vengano riportati. Solitamente, ai GP europei il metodo comune è fare una croce a fianco al nome del vincitore. Fine.

La prize station esegue più o meno le stesse operazioni durante tutta la giornata, indipendentemente dal numero di eventi, solamente cambiando il numero di judge assegnati.

Consigli utili per evitare il mal di testa alla prize station:

• Usate solo i numeri identificativi dei tornei stampati sui bracket. Tali numeri sono solitamente continui e avrete quindi qualcosa come Draft 1, Draft 2, Legacy 3, Modern 4, Draft 5, ecc. Il Draft 5 non è il quinto draft ma il terzo e il Legacy 3 è il primo Legacy, ma NON rinumerateli a Draft 3 e Legacy 1 rispettivamente quando marcate i premi. I giocatori arriveranno con un bracket che dice Draft 5 e non potete pretendere che lo staff dei premi memorizzi che quel 5 in realtà vuol dire 3.
• Se siete molto occupati e non avete tempo di marcare i premi subito, va bene creare una pila di bracket in attesa e preparare i premi dopo. Nessuno verrà a reclamare i propri premi nelle prime 2-3 ore di eventi.
• Raccomando che il responsabile gestisca il magazzino e stia alla prize station. Vedere i bracket che escono significa che avrete una visione completa su quanto il team sia occupato e sul fatto che gli eventi effettivamente stiano iniziando. Essere alla station permette anche di poter identificare problemi come giocatori mancanti che i corridori non riescono a trovare. Inoltre, gestirete il prodotto. Il fatto che il prodotto sia pronto per far partire un evento è cruciale e fare un buon lavoro al riguardo fa risparmiare molto tempo e riduce la confusione.

Gestire lo spazio

Avrete a disposizione un intervallo limitato di tavoli, visto che gli altri tavoli saranno necessari per altre cose (eccetto se sarete incaricati degli ODE al GP Modern Master di Utrecht il venerdì o sabato. In tal caso avrete a disposizione un'intera sala conferenze tutta per voi. Quando sono entrata nella sala e il responsabile mi ha detto che tutti gli altri eventi sarebbero stati gestiti nell'altra sala, il mio sogno più segreto si è realizzato!)

-Modalità "chi se ne frega dello spazio"
La situazione è tranquilla e avete molto spazio a disposizione. Date ai corridori uno slot di tavoli da usare e fategli sedere i giocatori dei loro eventi ovunque vogliano all'interno dello slot assegnato.

-Modalità "mappa"
Disegnate una mappa dell'area che avete a disposizione e segnate che evento si sta svolgendo in ciascuna zona. Quando un evento inizia, dite al runner dove possono far sedere i giocatori. Solitamente salto questa modalità per passare direttamente alla prossima.

-Modalità "floor manager"
Un arbitro diventa una mappa vivente (che parla e cammina) dello spazio disponibile (può portare con sé anche una mappa fisica, ma non è indispensabile). Questo arbitro, o "floor manager", monitora l'area assegnata per identificare gli spazi disponibili e guidare i corridori in arrivo verso questi spazi.Il floor manager avviserà anche il responsabile quando lo spazio sta per esaurirsi. Assicuratevi di informare i corridori che devono trovare il floor manager quando stanno per iniziare un torneo.

Capisco che molti preferiscano utilizzare la procedura standard, ovvero quella di usare una mappa per gestire lo spazio dedicato agli ODE, ma la motivazione per cui preferisco l'utilizzo di un floor manager, rispetto ad una mappa, è che apporta i seguenti vantaggi:

Accuratezza- mantenere una mappa aggiornata richiede sforzo e spesso comporta errori. I giocatori si sposteranno ad un tavolo vicino, gli arbitri ricorderanno male il tavolo assegnato loro, dimenticherete di annotare qualcosa in un momento confuso. La sala si aggiorna continuamente.

Spazio - la maggior parte delle mappe ruota attorno a blocchi di 8 sedie che rappresentano uno slot ODE, ma dopo il primo turno, 4 di quelle sedie saranno libere. A volte non ci possiamo permettere di lasciarle vuote perché lo spazio scarseggia. Un floor manager vedrà immediatamente l'opportunità di raggruppare più eventi in un "blocco" e liberare spazio per un altro evento.

Scalabilità - Secondo la mia esperienza, più l'area diventa grande, più è difficile mantenere una mappa accurata. E la difficoltà cresce in modo esponenziale rispetto all'area. Avrete un flusso di nuovi eventi da piazzare e di eventi terminati da rimuovere. Più sarete occupati, più il flusso di eventi da aggiungere prenderà il sopravvento su quelli da rimuovere. È praticamente impossibile mantenere una mappa accurata ad eventi molto grandi (mi viene in mente il GP Utrecht) o durante gli Happy Hour (momenti in cui gli ODE sono scontati e c'è bisogno di più Scorekeeper in parallelo per far partire gli eventi).

Informazioni necessarie - Sia una mappa che un floor manager possono dirvi quali spazi siano occupati e quali siano liberi, ma un floor manager può anche darvi previsioni su quando gli spazi si libereranno. La mappa ha il vantaggio di dirvi che evento si gioca in che spazio, ma è un'informazione di cui raramente avrete bisogno (magari una volta per weekend). Se avete realmente bisogno di trovare un determinato evento senza una mappa, cercate tra i bracket sui tavoli o usate il microfono.

Benefici addizionali - Il floor manager non gestisce solamente gli eventi che stanno per iniziare, ma è anche presente materialmente in sala per rispondere ad eventuali domande dei giocatori, mantenere l'area pulita, allontanare spettatori o giocatori casual quando lo spazio diventa carente, tenere d'occhio la land station, ecc.

I Floor judge

I Floor judges sono lì per rispondere alle chiamate dei giocatori e per aiutarli. Il loro compito è piuttosto lineare e non presenta differenze, anche se può essere necessario trasformare floor judge in corridori quando la situazione si complica.

Quando fare cosa?

Le modalità preferite per la gestione degli ODE possono cambiare in base a quanto movimentata sia la situazione. Fate un passo indietro e pensate a ciò di cui avete bisogno e al modo più facile per ottenerlo. La tabella che segue indica le modalità che io uso solitamente in base al livello di attività degli ODE.

	Tranquillo	Normale	Movimentato	Oh Mio Dio!
Corridori	buzzer	buzzer	station	station
Gestione dello spazio	Chi se ne frega dello spazio	mappa/floor manager	floor manager	floor manager
Floor Judge	floor	floor	floor/aiuto corridore	corridore
Prize Station	Tutti i compiti, tutto il tempo

Di quanti arbitri ho bisogno?

Dipende molto da quanti eventi stanno iniziando nello stesso momento. Un paio di regole empiriche:

1. Circa un judge ogni 15-20 eventi previsti
2. Considerate che un corridore ci mette circa 10 minuti a far partire un evento. Quindi, se fate cominciare circa 6 tornei l'ora, un corridore, 12 eventi l'ora, due corridori, ecc. Sembra che un singolo scorekeeper possa gestire oltre 20 eventi l'ora, quindi 4 corridori per scorekeeper dovrebbero essere sufficienti anche per i momenti più "diffili".
3. Un arbitro alla prize station per ogni 25 eventi che si stanno svolgendo.

Spero che tutto ciò vi possa aiutare a gestire una giornata di ODE in modo tranquillo. Se avete esperienze o consigli che volete condividere con me, non esitate a contattarmi tramite judgeapps. adoro discutere di ODE!

Bonus: il "pizzino"

Visto che a volte arbitri extra vengono aggiunti al vostro team nelle ore di punta, potreste non avere tempo di spiegare loro ogni cosa (dopotutto siamo nell'ora di punta!), o potreste doverlo fare in fretta e non comunicare in maniera chiara ed efficiente. Per queste occasioni, ho creato un "bigliettino" che spiega cosa fare alla prize station o come corridore. Potete scaricarlo qua.


Post originale: http://apps.magicjudges.org/forum/topic/22897/?page=1#post-148374

Di: Anniek Van der Peijl

 

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¹Secondo la mia esperienza, l'incaricato degli ODE non dovrebbe essere lo stesso responsabile dei side event. Entrambe le posizioni sono piuttosto impegnative e rappresentano un carico eccessivo per una sola persona.
²Per sedere i giocatori per un draft, scrivete i numeri 1-5-3-7-2-6-4-8 dall'alto verso il basso a fianco ai nomi del bracket. Questi sono i posti a sedere per il draft. Se la cosa vi confonde, potete anche sederli in ordine casuale.
³I giocatori che perdono la semifinale possono portare il bracket alla prize station per ricevere il premio che gli spetta e poi devono riportare il bracket ai giocatori che stanno ancora giocando.